Tudta, hogy felmérések bizonyítják, hogy a vezetők és alkalmazottaik munkaidejük 25%-át pazarolják információk, dokumentumok előkeresésére? Amennyiben nem szeretné, hogy információi elvesszenek, előkeresésük hosszadalmas tevékenységként nehezedjen cégére és kulcsfontosságú adatait is biztonságban szeretné tudni, cége számára az ideális megoldást egy megfelelően kialakított dokumentumkezelő rendszer jelenti.

 

Dokumentumkezelés Microsoft SharePoint alapokon

A dokumentumkezelő elsődleges célja mind az elektronikusan, mind a hagyományos papír formában rendelkezésre álló dokumentációk elektronikusan történő archiválása, iktatása. A központosított elektronikus irattár használatával a felmerülő problémák megoldása reális költségek mellett valósítható meg, egyben növelve a használó szervezet produktivitását és reakcióidejét.

Funkciók:

 Iktatás: papír alapú vagy elektronikus dokumentáció rögzítése dokumentum jellemzőinek megadásával. A rendszer egyedi iktatószámot generál, mellyel egyértelműen lehet azonosítani a későbbiekben.

Keresés: Lehetőségünk van keresni a dokumentumaink között. Ezt megkönnyíti az, hogy eleve strukturáltan tároljuk dokumentumainkat. Keresni csak azon dokumentumok között lehet, amelyekhez van megfelelő jogosultságunk. Egy dokumentumkezelő rendszerben található dokumentum, a meta adatoknak és az objektumok összekapcsolódásának segítségével tized annyi idő alatt kereshető elő, mint egy hagyományos könyvtárszerkezetben tárolt, nem beszélve egy papír alapú irattárról. A részletes keresőmező lehetővé teszi, hogy minél jobban le tudjuk szűkíteni a keresőhalmazunkat.
   

Partnerek: Lehetőség van a partnereinkről információkat tárolni és vezetni, melyeket iktatáshoz rendelhetünk. Ezáltal tudunk például szűrni a partnerhez tartozó iktatásokra is.
   

Jogosultságok: Lehetőség van az egyes funkciókat jogosultsági csoportokhoz kötni, illetve az egyes iktatásokat is külön biztonsági dossziékban kezelni. A jogosultságok teljes mértékben Active Directoryból vezérelhetőek.
   

Integrálhatóság: Lehetőség van az iktató rendszer és már meglévő vállalatirányítási vagy ügyfélkapcsolat-kezelő rendszer összekapcsolására.
   

Postakönyv: Lehetőség van a postai kimenő levelekből postakönyvet generálni. A postakönyv és a hozzá tartozó dokumentumok össze vannak rendelve és később van lehetőség az aláírt postakönyv visszaiktatására is.
   

Többnyelvű működés: A rendszer képes a több nyelvű működésre, mely használat közben is állítható a felhasználó által. A beállított nyelvet a rendszer megjegyzi.